Παραγωγικότητα στο συνεργείο

Η παραγωγικότητα μίας επιχείρησης, όπως και ενός συνεργείου, αποτυπώνει το πόσο αποδοτικά και αποτελεσματικά χρησιμοποιούνται οι διαθέσιμοι πόροι για την παραγωγή προϊόντων και υπηρεσιών.

Ο όρος παραγωγικότητα εκφράζει τον λόγο των αποτελεσμάτων, δηλαδή των προϊόντων και υπηρεσιών που παράγονται σε ένα σύστημα –μία επιχείρηση, έναν οικονομικό κλάδο, ή μία οικονομία – προς τους πόρους (παραγωγικούς συντελεστές) που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή του αποτελέσματος, όπως είναι η εργασία, ο εξοπλισμός, τα υλικά κ.ά.

Η παραγωγικότητα είναι το χαρακτηριστικό μέγεθος που δείχνει πόσος από τον χρόνο παρουσίας των υπαλλήλων έχει χρησιμοποιηθεί για παραγωγική εργασία, δηλαδή για εργασία σε τιμολογημένες εντολές εργασίας. Τιμολογημένες σε πελάτες λιανικής, σε εγγυήσεις είτε σε εσωτερικές χρεώσεις προς άλλα τμήματα της εταιρείας. Χωρίς όμως να λαμβάνεται υπ όψιν ο μη παραγωγικός χρόνος, όπως ο χρόνος για έλλειψη εργασίας για οποιοδήποτε λόγο, η επισκευή των αυτοκινήτων του συνεργείου, η επανάληψη εργασίας λόγω κακής επισκευής, η αναμονή για ανταλλακτικά, καθυστερήσεις σε ανάθεση εργασίας, φροντίδα και συντήρηση του εξοπλισμού, καθαριότητα, κλπ.

Η υψηλή παραγωγικότητα είναι ένα από τα θεμελιώδη προαπαιτούμενα για την επίτευξη επαρκών πωλήσεων εργασίας. Είναι σαφές ότι οι διαθέσιμες ώρες παρουσίας δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο 100% για παραγωγική εργασία -αυτό δεν είναι δυνατό στα οργανωτικά δεδομένα – για το λόγο αυτό το 90% είναι αποδεκτό σαν μέση κατευθυντήρια γραμμή για την παραγωγικότητα.

Παραγωγικότητα = Πραγματικές παραγωγικές
ώρες x 100 / Διαθέσιμες ώρες παρουσίας (σε %).

Αν η παραγωγικότητα των εργαζομένων σας είναι υψηλότερη από αυτή, τότε οι ώρες παρουσίας τους χρησιμοποιούνται καλύτερα από τον μέσο όρο. Αν η παραγωγικότητα είναι χαμηλότερη, τότε η ποσότητα του κενού χρόνου είναι συνήθως πολύ υψηλή και αυτό είναι το σήμα συναγερμού ότι η χρήση του εργατικού δυναμικού σας είναι πολύ χαμηλή.

Η παραγωγικότητα αποτελεί μία από τις τρεις εκφράσεις ενός γενικότερου όρου που λέγεται αποτελεσματικότητα (efficiency) και διακρίνεται σε:

1. Παραγωγικότητα (productivity)
2. Αποδοτικότητα (profitability)
3. Οικονομικότητα (economity)

Κέρδος και Παραγωγικότητα

Η παραγωγικότητα είναι συνδυασμός Αποδοτικότητας και Αποτελεσματικότητας. 

Αποδοτικότητα σημαίνει να επιτευχθεί η μέγιστη παραγωγή από μία κατανάλωση στοιχείων. Αποτελεσματικότητα σημαίνει να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα άσχετα από την κατανάλωση στοιχείων που απαιτείται. 

Το κόστος εργασίας είναι ανάλογο προς την αμοιβή και αντιστρόφως ανάλογο προς την παραγωγικότητα.Κόστος εργασίας = Αμοιβή εργασίας / Παραγωγικότητα

Για την διοίκηση της επιχείρησης η παραγωγικότητα είναι ο τρόπος για να μείνει η εταιρεία ανταγωνιστική. Για τους εργαζόμενους είναι ένας συγκαλυμμένος τρόπος για να αυξηθεί ο ρυθμός της εργασίας. Περισσότερα κέρδη δεν σημαίνουν αναγκαστικά υψηλότερη παραγωγικότητα. Η παραγωγικότητα, τα κέρδη και οι τιμές σχετίζονται αλλά είναι και χωριστά. Μία εταιρεία μπορεί να είναι αποτελεσματική χωρίς να είναι αποδοτική και το αντίθετο. Αυξήσεις στον όγκο – αποτελεσματικότητα μπορεί να καλύπτουν τις ελλείψεις αποδοτικότητας.

Υπολογισμός Παραγωγικότητας

Η παραγωγικότητα μετριέται σαν αναλογία προς την κατανάλωση. Παραγωγικότητα εργασίας είναι ο αριθμός των μονάδων που παράγονται διαιρεμένος με τις ώρες που χρειάστηκαν.

Παραγωγικότητα = Μονάδες υπηρεσιών που έχουν παραχθεί / Μέσα παραγωγικών συντελεστών που διατέθηκαν Παραγωγικότητα της Εργασίας = Ποσότητα παραγωγής / Ώρες εργασίας που διατέθηκαν

Εδώ η τιμή της παραγωγικότητας μπορεί να προσδιοριστεί με ακρίβεια. Στον χώρο του συνεργείου η παραγωγικότητα αποτελεί το μέτρο της παραγωγής εκφρασμένο σε τιμολογημένες ώρες ως προς τον χρόνο που επενδύεται. Είναι με λίγα λόγια το ποσοστό του διαθέσιμου χρόνου κατά το οποίο οι τεχνίτες φέρνουν έσοδα.

Αν διαιρέσουμε τις τιμολογημένες ώρες με τις ώρες της φυσικής παρουσίας παίρνουμε την παραγωγικότητα. Παραγωγικότητα συνεργείου = Πραγματικές παραγωγικές ώρες x 100 / Διαθέσιμες ώρες παρουσίας (σε %).

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ
Εάν μία ημέρα ένας τεχνίτης μέσα στο 8ωρο εκτελέσει εργασίες για πελάτες που αντιστοιχούν σε 7,5 ώρες πρότυπου χρόνου, τότε η παραγωγικότητά του είναι 94%.
Εάν σε διάστημα ενός χρόνου, το συνεργείο πουλήσει σε πελάτες 5.400 ώρες, και πληρώσει αμοιβή σε τεχνίτες που αντιστοιχεί 7.500 ώρες παρουσίας η παραγωγικότητα είναι 72%.

Η εξασφάλιση του υψηλότερου δυνατού βαθμού παραγωγικότητας είναι ανάμεσα στα πιο σημαντικά καθήκοντα του Διευθυντή του Συνεργείου. Προϋποθέτει, ωστόσο, την πλήρη και ακριβή καταγραφή των χρόνων μέσω της σωστής χρήσης των ημερησίων καρτών ελέγχου εργασίας και της ανάλυσης των χρόνων για όλους τους παραγωγικά απασχολούμενους εργαζόμενους.

Οι δείκτες

Όταν αναφερόμαστε σε μέτρα ή δείκτες παραγωγικότητας εννοούμε είτε μετρήσεις του ρυθμού μεταβολής της παραγωγικότητας, που δίνουν μια εικόνα της μεταβολής της παραγωγικότητας στον χρόνο, είτε μετρήσεις του απόλυτου ύψους της παραγωγικότητας, που χρησιμεύουν για συγκρίσεις μεταξύ διαφορετικών οικονομικών συστημάτων. Αυτές οι μετρήσεις είναι δυνατό να γίνουν σε διάφορα επίπεδα: στο επίπεδο της επιχείρησης, το επίπεδο του κλάδου ή το επίπεδο της οικονομίας.

Σε κάθε περίπτωση χρησιμοποιούνται διάφοροι δείκτες παραγωγικότητας:

1. Ο Δείκτης της Ολικής Παραγωγικότητας (Total Factor Productivity) που συσχετίζει το αποτέλεσμα με το σύνολο των χρησιμοποιούμενων πόρων.
2. Σύνθετοι δείκτες που συσχετίζουν το αποτέλεσμα με μια δέσμη πόρων π.χ. την εργασία και το κεφάλαιο.
3. Απλοί δείκτες που συσχετίζουν το αποτέλεσμα με έναν μόνο πόρο, όπως η Παραγωγικότητα Εργασίας (που είναι ο πιο διαδεδομένος δείκτης) και η Παραγωγικότητα Κεφαλαίου.
4. Απλουστευμένοι, εξειδικευμένοι δείκτες για κάθε επιχείρηση ή ακόμη για κάθε λειτουργία της επιχείρησης π.χ. αριθμό ατόμων που εξυπηρετούνται ανά ανθρωποώρα, αριθμό προϊόντων που παράγονται ανά εργαζόμενο.

Η συγκριτική παραβολή των δεικτών εξάγει χρήσιμα συμπεράσματα. Επίσης σημαντική είναι η σύγκριση μεταξύ:

• Επιχειρήσεων
• Χρονικών περιόδων, και
• Η εξέλιξη με την πάροδο του χρόνου.

Ιδιαίτερη αξία έχει ο αριθμός με τον οποίο μεταβάλλονται οι δείκτες αυτοί διαχρονικά.

Εργαζόμενοι

Η συμμετοχή των εργαζομένων μίας επιχείρησης στην παραγωγικότητα είναι σημαντική. Η μείωση στην ανάπτυξη της παραγωγικότητας είναι αποτέλεσμα πολλών παραγόντων. Ένα από τα σημαντικότερα προβλήματα είναι η μείωση του ενδιαφέροντος των εργαζομένων. Η παρακίνηση θεωρείτο πάντοτε σαν μέσο που συντελεί στην αύξηση της παραγωγικότητας. Λειτουργεί με δύο τρόπους:

1. Σαν φόβος, θέτοντας το δίλημμα: παραγωγικότητα ή απόλυση
2. Σαν επιβράβευση, που μπορεί να έχει, και κατά κανόνα έχει, σημαντικά περισσότερα αποτελέσματα.

Είναι σημαντικό η διοίκηση να παρακινήσει τους υπαλλήλους να αναμιχθούν στη διαδικασία στην οποία τίθενται στόχοι, που πρέπει να είναι αποδεκτοί, και να πιστεύουν όλοι ότι μπορούν να επιτευχθούν.

Δεν πρέπει να αγνοήσουμε την αξία των χρηματοοικονομικών κινήτρων. Οι εργαζόμενοι που αμείβονται δίκαια και ικανοποιητικά, όταν συγκρίνουν τον μισθό τους με τον μισθό άλλων συναδέλφων τους, συμβάλλουν στην παραγωγικότητα.

Η βελτίωση του χώρου εργασίας συμβάλλει στην παρακίνηση των εργαζομένων. Ανυψώνεται το ηθικό τους και έμμεσα συμβάλλει στην αύξηση της παραγωγικότητας. Ένας τρόπος συμμετοχής των εργαζομένων είναι οι ομάδες παραγωγικότητας. Εδώ οι εργαζόμενοι θέτουν τους δικούς τους στόχους και ενθαρρύνονται στο να διαμορφώσουν τις δικές τους μεθόδους για να τους φτάσουν.

Η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων είναι αρμοδιότητα του Διευθυντή του συνεργείου και έχει να κάνει με το στυλ ηγεσίας που ασκεί.

Συμπέρασμα

Ένας καλός μέσος όρος για την παραγωγικότητα είναι 90%. Συνήθως μετρώντας την παραγωγικότητα τη βρίσκουμε πολύ χαμηλότερη. Στις περισσότερες περιπτώσεις χαμηλής παραγωγικότητας το συνεργείο δεν αξιοποιείται πλήρως.

Είναι εύκολο να μετρήσουμε την παραγωγικότητα. Δύσκολο είναι να δώσουμε μία ικανοποιητική εξήγηση για τα αίτια της μειωμένης παραγωγικότητας. Για τον σκοπό αυτό πρέπει να συγκρίνουμε την παραγωγικότητα και με άλλους δείκτες απόδοσης του συνεργείου. Στην συνέχεια θα προσπαθήσουμε να αναλύσουμε κάποιους τρόπους για την αντιμετώπιση της χαμηλής παραγωγικότητας.

Εάν η παραγωγικότητα είναι χαμηλή επειδή δεν υπάρχουν αρκετές διελεύσεις:

1. Ελέγξτε και βελτιώστε τον αριθμό των ημερήσιων διελεύσεων κερδίζοντας νέους πελάτες.
2. Επανεξετάστε την τιμή της εργατοώρας σας. Ελέγξτε αντικειμενικά εάν η σχέση μεταξύ των τιμών σας και των υπηρεσιών σας είναι ανταγωνιστική.
3. Ελέγξτε εάν το ωράριο λειτουργίας σας ανταποκρίνεται στις επιθυμίες και τις προσδοκίες των πελατών σας.
4. Προγραμματίστε για τους πελάτες σας ειδικές και εποχιακές προσφορές και διαφημίστε το.
5. Βελτιώστε την εικόνα του συνεργείου σας.
6. Προγραμματίστε διαδικασίες call-back για πελάτες που χάθηκαν.

Εάν ταυτόχρονα είναι χαμηλός ο δείκτης αξιοποίησης του συνεργείου λόγω εσωτερικών αιτιών, σημαίνει ότι ο αριθμός των μη παραγωγικών ωρών είναι πολύ υψηλός:

1. Υπάρχει κακή οργάνωση των εντολών επισκευής και κακή εκμετάλλευση της διαθέσιμης χωρητικότητας.
2. Αναθεωρείστε το σύστημα για προγραμματισμό των ραντεβού σας.
3. Ελέγξτε ότι οι χρόνοι εργασίας χρονομετρούνται και καταγράφονται σωστά στις εντολές επισκευής.

Εάν τα ταυτόχρονα παράπονα για το συνεργείο είναι πολλά και συνοδεύονται από μεγάλο αριθμό επαναλαμβανόμενων εργασιών:

1. Εξετάστε εάν το προσωπικό σας δεν γνωρίζει την εργασία του ή δεν θέλει να δουλέψει.
2. Εάν υπάρχουν κενά στις γνώσεις του προσωπικού σας και φροντίστε για καλύτερη πληροφόρηση ή εκπαίδευση.
3. Προσωρινά και όσο είναι δυνατό, φροντίστε για κατανομή των εντολών επισκευής ανάλογα με τα δυνατά ή αδύνατα σημεία των υπαλλήλων σας.
4. Ελέγξτε την διαθεσιμότητα και κατάσταση των ειδικών εργαλείων και της βιβλιογραφίας συνεργείου.
5. Κανονίστε για αυξημένη επίβλεψη της ποιότητας εργασίας και εξασφαλίστε ότι γίνεται ποιοτικός έλεγχος όλων των εργασιών.

Το πιο εύκολο πράγμα είναι να πούμε ότι φταίει ο εργαζόμενος. Μερικές φορές ίσως φταίει και ο εργαζόμενος, αλλά όχι πάντα.