Εκτός από το μέγεθος του αποθέματος σημαντικό ρόλο στην απόδοση του τμήματος ανταλλακτικών παίζει και η αποθήκευσή του. Το μέγεθος του αποθέματος, το γύρισμα αλλά και οι διαδικασίες αποθήκευσης επηρεάζουν το συνολικό κόστος.
Η αποθήκευση ανταλλακτικών προσθέτει σημαντικά στο κόστος του προϊόντος χωρίς να προσθέτει κάτι στην αξία του. Η μείωση του κόστους αποθήκευσης συνεισφέρει σημαντικά στην κερδοφορία της όποιας επιχείρησης.
Σε παλαιάς νοοτροπίας επιχειρηματίες τα ανταλλακτικά που έμεναν στο ράφι δεν αποτελούσαν κόστος. Κάποια στιγμή θα πουληθούν. Ιδιαίτερα όταν υπήρχαν ιδιόκτητοι αποθηκευτικοί χώροι και μεγαλύτερου όγκου από ότι χρειαζόταν. Κανείς δεν υπολόγιζε το κόστος των ανταλλακτικών που έμεναν στο ράφι, και όχι μόνο σε ό,τι αφορούσε στη μείωση της αξίας τους.
Το συνολικό κόστος για τη διακίνηση και αποθήκευση ανταλλακτικών μπορούμε να το χωρίσουμε σε 4 βασικές κατηγορίες:
- Κόστος αποθηκευτικών χώρων,
- Εργατικό κόστος,
- Κόστος εξοπλισμού και
- Κόστος χρήματος.
Ανάλογα με την περίπτωση, η αναλογία κόστους ανάμεσα στους 4 αυτούς τομείς μπορεί να μεταβάλλεται. Το κόστος των αποθηκευτικών χώρων κατά κανόνα ξεπερνά το 10% του συνολικού κόστους. Σε μία μεγάλη επιχείρηση αυτό είναι ιδιαίτερα υπολογίσιμο σαν κόστος. Στις μικρές επιχειρήσεις το ποσοστό μεγαλώνει σημαντικά. Ο έλεγχος αυτού του κόστους είναι σημαντικός παράγοντας στην κερδοφορία όποιου εμπορεύεται ανταλλακτικά.
Έξοδα αποθηκευτικών χώρων
Τα έξοδα των αποθηκευτικών χώρων καλύπτουν τα έξοδα που σχετίζονται με το κτήριο. Το κόστος του ενοικίου είναι σημαντικό, όπως επίσης και το κόστος συντήρησης του κτηρίου. Τα έξοδα ύδρευσης, ηλεκτροδότησης, καθαριότητας, αλλά και τα ασφάλιστρα επιβαρύνουν τα έξοδα αποθήκευσης. Είναι απαραίτητο τα έξοδα αυτά να μετρώνται σε ανεξάρτητο λογαριασμό, ώστε να έχουμε άποψη για το κόστος. Πρέπει επίσης με κάποιο τρόπο να επιμερίζονται σε κάθε μονάδα – κιβώτιο που διακινείται σε ημερολογιακή και όχι εργάσιμη ημέρα.
Παραδειγμα
Εύκολα μπορούμε να αντιληφθούμε ότι σε μία αποθήκη με 60.000 κιβώτια αποθηκευμένα και μηνιαίο κόστος 4.500€, το ημερήσιο κόστος ανά κιβώτιο είναι 0,0025 €.
4.500 / 30 = 150€ ημερήσιο κόστος
150 / 60.000 = 0,0025€ κόστος ανά κιβώτιο και ημέρα.
Εάν λοιπόν διατηρούμε σε στοκ 2 εβδομάδων το κόστος αποθήκευσης ανά κιβώτιο είναι: 0,0025 Χ 15 = 0,0375€
Και σε περίπτωση που το στοκ ανανεώνεται κάθε μήνα: 0,0025 Χ 30 = 0,075€
Εάν πολλαπλασιάσουμε επί τον συνολικό αριθμό των κιβωτίων μπορούμε να προσδιορίσουμε το συνολικό κόστος αποθήκευσης.
Το κόστος αποθήκευσης δεν επηρεάζεται μόνο από το μέγεθος του αποθέματος, αλλά και από το μέγεθος των αποθηκευτικών χώρων. Το μέγεθος της αποθήκης έχει επιπτώσεις στο μέγεθος του αποθέματος.
Σε μία αποθήκη ανταλλακτικών αυτοκινήτου είναι σημαντικό να κάνουμε υπολογισμούς όχι μόνο με τον πραγματικό όγκο των ανταλλακτικών αλλά και με τον θεωρητικό όγκο. Όλοι γνωρίζουμε ότι μία αποθήκη δεν στήνεται για πληρότητα 100% από την πρώτη μέρα της λειτουργίας της, ούτε ότι το στοκ μένει πάντα σταθερό. Έτσι το κόστος ανά ράφι δεν μεταβάλλεται ανάλογα με την κίνηση των ανταλλακτικών. Το ακίνητο ανταλλακτικό κοστίζει το ίδιο με αυτό που κινείται γρήγορα.
Το κόστος αποθήκευσης μειώνεται καθώς το μέγεθος
του αποθέματος αυξάνει και βελτιώνεται η εκμετάλλευση
των υπαρχόντων δομών.
Κόστος Εξοπλισμού
Στο κόστος εξοπλισμού περιλαμβάνονται τα έξοδα που έχουν σχέση με τον εξοπλισμό της αποθήκης. Η απόσβεση των ανυψωτικών, πλυστικών ή άλλων μηχανημάτων βαρύνει αυτό τον λογαριασμό, όπως επίσης και το κόστος συντήρησής τους και τα τυχόν καύσιμα. Διαιρώντας το ποσόν αυτό διά 240, όσες και οι εργάσιμες ημέρες ανά έτος, βρίσκουμε το ημερήσιο κόστος του εξοπλισμού.
Παραδειγμα
Με ετήσιο κόστος εξοπλισμού 2.000€ το κόστος ανά ημέρα είναι: 2.000 / 240 = 8,33€ και εάν ανά ημέρα διακινούνται 500 κιβώτια, το κόστος ανά κιβώτιο είναι: 8,33 / 500 = 0,016€. Το κόστος αυτό προστίθεται στο κόστος αποθήκευσης. Το κόστος εξοπλισμού μεταβάλλεται ανάλογα με την ποσότητα των ανταλλακτικών που διακινούνται. Για τον ίδιο εξοπλισμό όσο αυξάνει η ποσότητα των διακινούμενων ανταλλακτικών το κόστος αυτό μειώνεται.
Εργατικό κόστος
Στο εργατικό κόστος θα περιλάβουμε όλα τα έξοδα που έχουν σχέση με το προσωπικό της αποθήκης, με το άμεσα παραγωγικό προσωπικό που σχετίζεται με τη διαδικασία της διακίνησης. Στα έξοδα πρέπει να περιλάβουμε μισθούς, ασφαλιστικές κρατήσεις, επιδόματα, άδειες και διάφορες άλλες παροχές. Το εργατικό κόστος πρέπει να ανάγεται ανά ώρα εργασίας. Το εργατικό κόστος διαιρείται διά του αριθμού των εργαζομένων και των 1660 ωρών ανά έτος που είναι οι εργάσιμες ώρες ανά έτος.
Παραδειγμα
Για ετήσιο εργατικό κόστος 80.000€ και 4 εργαζόμενους προκύπτει: 80.000 / 4 = 20.000 / 1660 = 12,05€ ανά ώρα.
Εάν στο παράδειγμά μας διακινούνται κατά μέσο όρο 500 κιβώτια στο 8ωρο, το εργατικό κόστος ανά κιβώτιο προκύπτει:
500 / 4 = 125 κιβώτια ανά εργαζόμενο
125 / 8 = 15,6 κιβώτια ανά εργατοώρα.
Οπότε το κόστος ανά κιβώτιο: 12,05 / 15,6 = 0,77€ εργατικό κόστος ανά κιβώτιο.
Το κόστος της εργατοώρας έχει μεταβλητά και σταθερά στοιχεία. Αν αυξηθεί ο όγκος των προϊόντων που διακινούνται από την αποθήκη, το προσωπικό πρέπει να αυξηθεί. Έτσι, το εργατικό κόστος σχετίζεται με την κίνηση της αποθήκης, όχι όμως και με το μέγεθος του αποθέματος.
Το εργατικό κόστος μπορεί να μειωθεί με καλύτερο σχεδιασμό της αποθήκης. Όταν χρειάζονται λιγότερα βήματα για την αναζήτηση ενός ανταλλακτικού, μειώνεται το εργατικό κόστος. Το ίδιο ισχύει και με το σωστό πρόγραμμα αρχειοθέτησης.
Το εκπαιδευμένο προσωπικό κατεβάζει επίσης το κόστος, όπως επίσης και ο καλός μηχανολογικός εξοπλισμός της αποθήκης.
Χρηματοοικονομικό κόστος
Ο προσδιορισμός του χρηματοοικονομικού κόστους δεν είναι εύκολο να υπολογιστεί. Αυτό έχει να κάνει με τη χρήση ίδιων κεφαλαίων τα οποία δεν είναι εύκολο να καταγραφούν σε λογιστικά βιβλία. Το ίδιο ισχύει και για τις επί πιστώσει συναλλαγές.
Ένας απλός τρόπος είναι να υπολογίσουμε με βάση το τραπεζικό επιτόκιο πόσο κοστίζει το σύνολο του στοκ. Πόσο κοστίζει εάν γυρίζει κάθε 2 εβδομάδες και πόσο εάν γυρίζει κάθε μήνα. Το σίγουρο είναι ότι τα χρήματα για είδη που δεν κινούνται εάν έμεναν σε μία τραπεζική κατάθεση, κάποια χρήματα θα απέδιδαν.
Συμπέρασμα
Ο διευθυντής ανταλλακτικών είναι απαραίτητο να ελέγχει και να παρακολουθεί όλα τα στοιχεία κόστους της αποθήκης. Συχνά ο έλεγχος των στοιχείων δείχνει από μόνος του τα μέτρα που πρέπει κανείς να πάρει για τη βελτίωση της κερδοφορίας.
Υπάρχουν τρεις τομείς όπου η παρέμβαση είναι εύκολη:
- Το προσωπικό ταιριάζει στα δεδομένα της αποθήκης;
- Έχει την απαραίτητη εκπαίδευση;
- Το κτήριο καλύπτει τις ανάγκες, ή είναι μεγαλύτερο;
Στην περίπτωση των ιδιόκτητων αποθηκευτικών χώρων είναι δύσκολο στη διοίκηση να περιορίσει τους αποθηκευτικούς χώρους ώστε να περιορίσει το αποθηκευτικό κόστος.
- Ο εξοπλισμός της αποθήκης είναι ο κατάλληλος;
- Μήπως χρησιμοποιείται ενεργοβόρος εξοπλισμός;
Ο έλεγχος του κόστους φέρνει συχνά αποτελέσματα στην κερδοφορία χωρίς να επηρεάζει αρνητικά το επίπεδο εξυπηρέτησης της επιχείρησης.
Μπορείτε να κατεβάσετε την ενδεικτική φόρμα κοστολογίων αποθήκης εδώ.
